O evento reunirá aproximadamente 800 mulheres, representantes dos 44 países membros e outros oito associados que fazem parte da Comissão Econômica para a América Latina e Caribe (CEPAL) criada pelo Conselho Econômico e Social das Nações Unidas, órgão da ONU.  Os governos de cada país enviam os convites para suas delegações e os convidados devem fazer sua inscrição pela internet. No Brasil, o órgão responsável para designar sua delegação é a Secretaria de Políticas para as Mulheres (SPM). Só poderá participar do encontro aqueles que tenham feito o credenciamento online e é importante levar o formulário impresso para Brasília.

A Conferência Regional é um órgão subsidiário da CEPAL, chamado de forma permanente e regular, e acontece a cada três anos. O objetivo desse encontro é identificar as necessidades regionais e sub-regionais de mulheres, apresentando recomendações, realizar avaliações periódicas das atividades realizadas em conformidade com os acordos e planos regionais e internacionais sobre o assunto, e proporcionar um fórum de discussão sobre essas questões.